Jak poprawić funkcjonowanie hotelu? Wprowadzić system zarządzania hotelem

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi biznes stara się by funkcjonował on jak najlepiej. W tym celu zatrudnia się wykwalifikowaną kadrę, określa określoną strukturę organizacyjną itp. Wiele firm decyduje się także n wdrożenie systemu informatycznego, który pozwoli na integrację poszczególnych działów oraz usystematyzuje zadania. Na wprowadzenie systemu informatycznego coraz częściej decydują się hotele, by zoptymalizować swoją pracę oraz otworzyć się na klienta. W związku z tym warto przyjrzeć się systemowi zarządzania hotelem jakim jest Chart – http://www.chart.pl/k/moduly/.

Co to jest Chart?

Wspomniany wcześniej Chart to zintegrowany system zarządzania hotelem. Tworzony jest on przy udziale specjalistów z zakresu hotelarstwa, tak by spełniał wszystkie funkcje, które w hotelu są niezbędne. Program jest stworzony w sposób intuicyjny i prosty w obsłudze. Dzięki temu wdrożenie programu nie wymaga długotrwałego i monotonnego szkolenia. System jest zaprojektowany z założeniem, aby interakcja użytkownik-program odbywała się sprawnie. System informuje użytkownik o popełnionych błędach, a czytelne komunikaty umożliwiają korzystanie z systemu nawet użytkownikom, którzy nie brali udziału w szkoleniu. To niewątpliwy atut wśród systemów, które wymagają długiego procesu wdrożenia.

System zarządzania hotelem – możliwości i zadania

Jeden z modułów systemu Chart to mobilna aplikacja, umożliwiająca komunikację i wymianę informacji pomiędzy pracownikami hotelu. Pozwala na ewidencję usterek oraz ewidencję postępów związanych z ich naprawą. W podobny sposób działa ewidencjonowanie ubytków w minibarze czy stanu wynajmowanego pokoju. Aplikacja pozwala też na wymianę wiadomości między użytkownikami.

Oczywiście podstawową funkcją, jaką pełni system zarządzania hotelem Chart jest obsługa recepcji. System pozwala na kompleksową obsługę rezerwacji hotelowych. Obsługa ta obejmuje rezerwację pokoi dla grup i dla klientów indywidualnych, uwzględniając rodzaj pokoju, kwestię wyżywienia itp. Umożliwia kontrolowanie stanu wolnych pokoi, zmiany w rezerwacjach oraz raportowanie rezerwacji. Moduł recepcji w systemie pozwala m.in. na sprawne dokonywanie meldunków, realizację wcześniejszych rezerwacji i zmianę terminu wyjazdu. Oprócz tradycyjnych funkcji system także pomaga w obsłudze centrali telefonicznej, zamków hotelowych, a nawet tworzy zestawienia i profile gości. Dodatkowo umożliwia tradycyjny nadzór nad pokojami wynajmowanymi przez gości, ich stanem, postępem sprzątania itp.

W dobrym hotelu nie powinno zabraknąć jasnego i sprawnego systemu rozliczania należności. System Chart również został wyposażony w taki moduł. Pozwala on na rozliczanie części lub całości należności gościa, a także usług dodatkowych. Rachunki gastronomiczne przenoszone są bezpośrednio z systemu POS do systemu zarządzania hotelem. Dzięki temu wszystkie należności i rachunki są zebrane w jednym miejscu i zawsze są pod ręką (np. gdyby gość chciał wyjechać wcześniej). System pozwala też na wybór formy płatności oraz elastyczne warunki związane rozliczeniem itp. Ponadto system umożliwia pracownikom kontrolę nad należnościami gościa.

Należy zaznaczyć, że system zarządzania hotelem posiada wersje, które świetnie sprawdzą się także w innych dziedzinach biznesu, takich jak: gastronomi, salony kosmetyczne, SPA czy nawet miejsca parkingowe – czyli we wszystkich usługach, jakie hotel może świadczyć obok usług związanych ze swoimi typowymi zadaniami. Działają one podobnie do wcześniej opisanych modułów, np. pozwalają na dokonywanie rezerwacji, możliwość zamykania rachunków na pokój lub komunikację między pracownikami (np. komunikacja między kuchnią a recepcją).

Zarządzanie hotelem to ogromne wyzwanie, któremu ciężko sprostać bez odpowiedniego zaplecza technicznego. System zarządzania hotelem umożliwia lepszą organizację pracy personelu, zgłaszania i przyjmowania rezerwacji oraz pozwala kontrolować na bieżąco liczbę wolnych pokoi, ich stan itp. Taki system sprawdzi się także przy okazji innych usług jakie świadczą hotele, a jego integracja tych zadań pozwoli płynny przepływ informacji, który z pewnością zadowoli najbardziej wybrednego klienta.