Program do obsługi hotelu od Intelihotel

Zarządzanie miejscem, jakim jest hotel nierzadko stanowi ogromne wyzwanie dla właścicieli, kierowników lub menadżerów. Okazuje się bowiem, że kierowanie dużą ilością osób, ustalanie grafiku oraz dopełnienie wszelkich formalności nie jest wcale rzeczą łatwą. Dlatego właśnie, świadomy właściciel dobrze prosperującego hotelu powinien stanąć twarzą w twarz z napotkanymi problemami i zastanowić się, czy nie lepiej zainwestować pewną kwotę we wsparcie informatyczne oraz elektroniczne zarządzanie zasobami

Wszechstronny system, który ułatwia pracę nie tylko menagerowi

Wbrew pozorom, program do obsługi hotelu nie służy jedynie do celów czysto menadżerskich, takich jak na przykład układanie grafiku. Jego funkcje mogą być w sposób elastyczny dopasowywane do stawianych oczekiwać oraz mogą zostać dobrane jako osobne moduły. Jest to element szczególnie kluczowy w celu dopasowania odpowiedniej strategii działania do etapu rozwoju, który dotyczy danego hotelu.

Warto nadmienić, że równie ważnym aspektem jest uniwersalność. Kompleksowy program dla hoteli powinien bowiem obejmować wszystkie aspekty związane z działaniem hotelu, z obsługą gości oraz z zarządzaniem personelem. Wszystkie strefy hotelowe powinny ze sobą współgrać i stanowić jednolitą jednostkę organizacyjną. Warto zadać sobie oczywiście pytanie, jak tego w zasadzie dokonać. Możliwe staje się to między innymi dzięki modułowi centralnego zarządzania siecią, który w integralny sposób umożliwia płynny przepływ informacji i unikanie niepotrzebnych błędów ze strony personelu. Lata badań oraz analiz pokazują bowiem, że tylko i wyłącznie nieustanne informowanie poszczególnych jednostek organizacyjnych hotelu stanowi klucz do osiągnięcia sukcesu oraz zwiększenia liczby gości, którzy mogą zostać w stosunkowo sprawny sposób obsłużeni. Nieustanny przepływ danych pomiędzy gastronomią, recepcją, czy strefą SPA&Sport jest po prostu niezbędny.

System hotelowy pomocny przy tworzeniu strategii?

Kolejnym aspektem, który dość często jest nadmieniany przez właścicieli większych hoteli jest także problem z analizą danych finansowych. Okazuje się bowiem, że nawet skrupulatnie prowadzona księgowość nie zawsze jest wystarczająca. Prowadzenie rejestru dochodów oraz rozchodów, a także kosztów jawnych, czy ukrytych często nie skutkuje żadnym pożytecznym rezultatem. Tak samo w takiej sytuacji, z pomocą przychodzi również program do obsługi hotelu. Pomaga on bowiem dokonać tego, co przy prowadzeniu tradycyjnej księgowości jest po prostu praktycznie niemożliwe do uzyskania. Mowa tutaj o sytuacji, w której kluczem działania jest graficzne przedstawianie sytuacji danego przedsiębiorstwa oraz import danych ze wszystkich źródeł i połączenie ich w jedną całość. Wiele osób nie zdaje sobie sprawę, jak ważne jest przystępne przedstawienie analiz w celu łatwiejszego wyciągnięcia wniosków. Tylko takie działania pomogą ustalić roczny budżet oraz prognozę krótkoterminową z należytą starannością.

Przy doborze systemu zarządzającego hotelem nie można kierować się jedynie ceną oraz oferowanymi funkcjami. Niemniej ważna jest także prostota obsługi. Poszczególne moduły powinny być łatwo dostępne dla personelu wykonującego powierzone zadania i czynności. Intuicyjność systemu pozwoli na skrócenie czasu potrzebnego do opanowania obsługi oraz w znacznym stopniu obniży koszty z tym związane. Kluczowy jest czas, w którym możliwe jest znalezienie danych, które są potrzebne w danym momencie. Taki stan rzeczy pozwoli na dynamiczną obsługę klientów oraz na możliwość obsługi większej ich ilości.

Okazuje się, że wybór poszczególnych programów zarządzania w hotelarstwie jest ogromny. Wielu właścicieli przy wyborze odpowiedniego w ich mniemaniu rozwiązania kieruje się przede wszystkim ceną. Takie działanie nie jest jednak zbyt dobrym pomysłem. Inwestycja w sprawnie działający system zarządzania jest bowiem długoterminowa i z czasem się zwraca. Co więcej, kierownictwo hotelu powinno kierować się przede wszystkim wyborem rozwiązań ukierunkowanych na swoje własne potrzeby i oczekiwania. Na rynku polskim, czy na rynkach zagranicznych wiele hoteli od wielu lat korzysta z zaufanych i sprawdzonych przez siebie rozwiązań. Przed dokonaniem wyboru, warto najpierw zasięgnąć porady ze strony hoteli, które już przetestowały dane rozwiązania oraz funkcje. Pozyskanie informacji o referencjach z ich strony z całą pewnością zmniejszy prawdopodobieństwo niezadowolenia oraz dokonania błędnego wyboru. Wybór nie zawsze jest łatwym wyzwaniem dla kierownictwa hotelu. Niemniej jednak, po dogłębnej analizie można znaleźć warianty programów, które z całą pewnością funkcjonowały będą przez długie lata.

Dowiedz się więcej na temat programu recepcyjnego.